Inlämning av årsredovisining - Digitalt eller på papper?
Vi går igenom skillnaderna
Att lämna in årsredovisningen är en av de viktigaste skyldigheterna för företag i Sverige. Den ska in till Bolagsverket varje år och måste vara korrekt, signerad och inlämnad i tid för att undvika förseningsavgifter.
I dag kan man välja mellan två olika sätt att signera: digital signering eller manuell signering. Båda alternativen är juridiskt giltiga, men de skiljer sig åt i hur de fungerar, vilka risker som finns och vilka fördelar de erbjuder.
Låt oss titta närmare på skillnaderna.
Varför är årsredovisningen så viktig?
Årsredovisningen är viktig av flera skäl eftersom den fungerar som ett centralt dokument både för företaget och för omvärlden. Den är först och främst ett lagkrav enligt Årsredovisningslagen och måste därför lämnas in till Bolagsverket, där den blir en offentlig handling. Samtidigt är den en viktig del av företagets transparens, då den visar den ekonomiska ställningen och därmed skapar förtroende hos ägare, investerare, kreditgivare, kunder och leverantörer.
För styrelse, ledning och ägare fungerar årsredovisningen som ett värdefullt beslutsunderlag, och banker eller investerare använder den ofta för att avgöra om de vill bevilja lån eller göra investeringar. Den fyller också en skyldighet gentemot företagets intressenter – anställda kan följa företagets utveckling och myndigheter som Skatteverket använder den som underlag för kontroll.
En annan viktig funktion är att den ger en historik över företagets utveckling. Genom att jämföra årsredovisningar över tid kan man se hur bolaget förändras och även jämföra resultatet med konkurrenter. Slutligen är den en garanti för rättssäkerhet och ordning. En korrekt och tydlig årsredovisning minskar risken för felaktig information eller ekonomiska oegentligheter, och skyddar styrelse och vd från att bli personligt ansvariga.
Digital signering av årsredovisning
Vad innebär det?
Styrelse, vd och eventuell revisor signerar digitalt, oftast via BankID.
När alla har signerat blir dokumentet låst och kan skickas direkt till Bolagsverket.
Fördelar
Enkelhet & snabbhet – alla kan signera oavsett plats.
Säkerhet – BankID är ett starkt skydd mot förfalskningar.
Spårbarhet – det går att se vem som signerat, när och var.
Miljövänligt & kostnadseffektivt – ingen pappershantering.
Effektiv handläggning – direktkoppling till Bolagsverket.
Nackdelar
Tekniska hinder – alla måste ha BankID.
Enhetlig lösning krävs – en enda ledamot som vägrar kan stoppa processen.
Begränsningar för utländska ledamöter – utan BankID kan de inte signera.
Risk vid felaktig hantering – kräver en tillförlitlig digital tjänst.
Viktig aspekt: Signeringsdatum och felhantering
Signeringsdatumet är juridiskt bindande och alla ledamöter måste signera inom 6 månader från räkenskapsårets slut.
När årsredovisningen är signerad blir den låst.
Om ett fel upptäcks efter signering måste en helt ny version upprättas och signeras.
Det nya datumet blir då det faktiska signeringsdatumet, vilket kan:
riskera att hamna utanför den lagstadgade tidsramen → förseningsavgift från Bolagsverket,
skapa formaliafel om årsredovisningen skickas in med fel datum.
Därför är det avgörande att granska årsredovisningen mycket noga innan signeringen påbörjas.
Källa: Bolagsverket
Furuliden Consulting - Tjänster - Årsredovisning
Sammanfattning
Årsredovisningen är ett lagstadgat nyckeldokument som skapar transparens, förtroende och rättssäkerhet. Digital signering gör processen snabbare, säkrare och enklare – men kräver att alla i styrelsen har BankID och att dokumentet är helt korrekt innan signering. Ett fel efter signering kan innebära ett nytt signeringsdatum, vilket i värsta fall leder till förseningsavgifter eller personligt ansvar för styrelsen.
Manuell signering av årsredovisning
Vad innebär det?
Årsredovisningen skrivs ut på papper.
Styrelse, vd och eventuell revisor skriver under med penna.
Fastställelseintyget måste skickas in i original till Bolagsverket, medan själva årsredovisningen skickas in som kopia eller inskannad version.
Fördelar
Enkelt att förstå – en traditionell metod som alla kan använda.
Inget tekniskt krav – fungerar även för den som inte har BankID.
Trygghetskänsla – vissa upplever fysisk signatur som mer ”på riktigt”.
Nackdelar
Tidskrävande – handlingar ska skrivas ut, signeras, samlas in och skickas.
Risk för misstag – en missad eller felaktig signatur gör handlingen ogiltig.
Postgång och förseningsrisk – förseningar kan leda till onödiga avgifter.
Miljöpåverkan – papper, porto och transporter innebär extra resurser.
Utvecklingen framåt
Även om manuell signering fortfarande är giltig arbetar Bolagsverket och andra myndigheter för att hela processen ska ske digitalt i framtiden. Redan idag kan de flesta företag lämna in årsredovisningen elektroniskt, och ambitionen är att pappershanteringen ska fasas ut helt för att öka säkerheten, effektiviteten och minska miljöpåverkan.
